Här följer några av de frågor vi tror att ni funderar över och svar kring vad som gäller. Längre ner i texten hittar du också tips och resurser kring digitala möten.

Kan man hoppa över årsmötet?

Nej, att hoppa över årsmötet är inte ett alternativ. I planeringen inför höstens årsmöten har vi erbjudit tre möjliga alternativ för hur man kan genomföra sitt årsmöte:

1. Fysiskt årsmöte
Här finner ni information om hur mötet kan genomföras på säkraste sättet utifrån rekommendationer från Folkhälsomyndigheten. Rekommendationer. Vi rekommenderar att ni följer det som gäller i just er region (gå till FHM)

2. Digitalt årsmöte och/eller telefon
Om lokalavdelningen vill genomföra sitt årsmöte digitalt så kan Utskick och Layout ordna med en Teamslänk så att lokalavdelningens medlemmar kan koppla upp sig. Denna länk genererar även ett telefonmöte med en kod som deltagarna kan ringa in till.

3. Fysiskt och digitalt årsmöte
Om lokalavdelningen vill genomföra sitt årsmöte både fysiskt och med möjlighet att koppla upp sig digitalt så kan Utskick och Layout ordna med en Teamslänk så att lokalavdelningens medlemmar kan koppla upp sig. Viktigt att tänka på är att lokalen är anpassad med en dator och en projektor med bra ljudkvalitet. Samt att någon på plats kopplar upp sig mot Teams och att någon håller koll på de som deltar digitalt (t ex när någon begär ordet eller liknande).

Kan man senarelägga årsmötet?

Styrelsen arbetar på uppdrag av årsmötet, vilket innebär att styrelsen leder lokalavdelningens verksamhet mellan årsmötena. I de fall styrelsen bedömer att det är omöjligt att genomföra årsmötet på grund av synnerligen särskilda skäl kan det bli aktuellt att lyfta frågan om att behöva senarelägga årsmötet. Med synnerligen särskilda skäl menas att man bedömer att det är omöjligt att genomföra årsmötet i enlighet med någon av alternativen nämnda ovan.

En förutsättning för att senarelägga årsmötet är att nuvarande styrelse samt övriga förtroendevalda fortsätter sitt uppdrag fram till årsmötet. De förtroendevalda kan således inte lämna sina uppdrag före årsmötet är genomfört.

Den avvägning som styrelsen behöver göra är att säkerställa att årsmötet hålls inom tidsramen för att välja ombud till regionens årsmöte.
Kallelse till årsmötet skall ske enligt följande ordning:

  • Kallelse till årsmöte skall ske före sista datum för när själva årsmötet skulle ägt rum. I kallelsen skall datum för det senarelagda årsmötet fastslås.
  • I kallelsen skall det tydligt framgå anledningen varför man väljer att senarelägga årsmötet.
  • I kallelsen skall det tydligt framgå att nuvarande styrelse samt övriga förtroendevalda fortsätter sitt uppdrag fram till att årsmötet genomförs.

Under årsmötet behöver styrelsen redogöra för varför man valde att senarelägga årsmötet. Detta görs lämpligast under punkten verksamhetsberättelse. I de fall medlemmarna anser att styrelsen har hanterat situation rätt alternativt fel kommer medlemmarna kunna avgöra det i samband med beslutet om styrelsens ansvarsfrihet. På så sätt avgör slutligen medlemmarna om styrelsen har agerat ansvarsfullt eller inte.

Vad händer om lokalavdelningen inte genomför sitt årsmöte?

Om en lokalavdelning väljer att avstå från att genomföra sitt årsmöte behöver en dialog upprättas med regionen. För vidare rådgivning går det bra att kontakta Kristina Bengtsson (kristina.bengtsson@lrf.se 010-184 43 63) på Folkrörelseutvecklingsenheten.

Om man inte kan träffas, så kan man väl inte ha årsmöte?

Jo, det går bra. Det står nämligen inte i stadgarna att man måste träffas fysiskt för att genomföra sitt årsmöte. Det finns tre möjliga alternativ hur man kan genomföra sitt årsmöte, se längre upp i texten.

Hur löser man en sluten omröstning?

Sluten omröstning vid lokalavdelningsårsmöten tillhör inte vanligheterna. Vid personval, där två personer ställs mot varandra, kan det dock vara befogat. Ett enkelt sätt är att be medlemmarna skicka ett sms alternativt e-post till en av rösträknarna, istället för att skriva en lapp. Oavsett hur ni väljer att lösa det är det årsmötet som beslutar om procedurordningen.

Vad säger stadgarna?

Enligt LRFs stadgar, som antas av riksförbundsstyrelsen och reviderades senast 9 juni 2015, framgår att årsmötet ska hållas årligen. 15 oktober-30 november i regioner med brutet räkenskapsår och 15 januari-15 februari i regioner som har kalenderår som räkenskapsår. Kallelse till årsmötet skall ske senast en vecka i förväg och varje medlem inom avdelningen är röstberättigad.
Alla LRFs stadgar hittar ni här

Tips och resurser för att hålla digitala årsmöten

Läs vårt nyhetsbrev om årsmöten
Titta på vårt webbinarie om digitala möten, ca 30 min
Ladda ner Lilla Mötesskolan som PDF
Ladda ner lathund till Teams

Generella tips för digitala möten

Särskilt viktigt att tänka på i samband med digitala möten är: 

  • att förbereda er på att mötet blir annorlunda
  • att stänga av mikrofonen när du inte talar och att undvika bakgrundsljud
  • att i första hand stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar
  • att omröstningar bör i första hand ske med acklamation (bifall). Är alla med via Teams går det även att använda handuppräckningsfunktionen
  • att överväga “omvänd acklamation” för att minska bullret i frågor där många är överens, det vill säga fråga vilka som är emot (få svar = bifall)
  • att ta pauser om det drar ut på tiden, det är jobbigt att sitta med hörlurar länge
  • att överväga att hantera diskussionstunga frågor i särskilt möte

Motioner

På www.lrf.se och i inloggat läge går det enkelt att skicka sina motioner direkt till sin lokalavdelning. När du är inloggad kommer du per automatik skicka motionen till din lokalavdelning. Det kan vara bra att vara tillgänglig via telefon om du inte vill närvara under själva årsmötet i de fall styrelsen har frågor kring din motion eller behöver förtydligande.
Logga in på www.lrf.se och klicka på "Mitt medlemsskap" på toppen av sidan. Du hittar "Skriv motion eller skrivelse" längre ned på sidan under rubriken Verktyg.

Stöd från SV

Ibland kan SV lokalt vara ett stöd. Prova att ta kontakt för att undersöka om SV kan assistera er i att genomföra era årsmöten digitalt eller halvdigitalt. Det kan handla om:

  • att stöd behövs för att kunna/våga genomföra mötet digitalt eller delvis digitalt
  • att några av deltagarna vill sitta i SVs lokaler
  • coachning i att hitta andra lösningar (t ex telefonmöte), om inte det går att göra mötet digitalt
  • att presidiet sitter i SVs lokaler och får support där
  • att få hjälp och vägledning i att komma in i Teamsmötet
  • internetuppkoppling
  • lån av dator, projektorer eller liknande.
  • hjälp att visa fram en föreläsare som ansluter digitalt

Regional kontakt

Ytterligare frågor kan också riktas direkt till din region:

LRF Dalarna och LRF Gävleborg - Erika Bränd
E-post: erika.brand@lrf.se Telefon: 010-184 42 54
LRF Gotland - Miriam Åkerström
E-post miriam.akerstrom@lrf.se Telefon: 010-184 44 45
LRF Halland - Lars-Anders Knutsson
E-post lars-anders.knutsson@lrf.se 010-184 43 70
LRF Jämtland - Mona Thorsson
E-post mona.thorsson@lrf.se 010-184 44 49
LRF Jönköping - Lisa Hartelius
E-post lisa.hartelius@lrf.se Telefon: 010-184 42 39
LRF Mälardalen - Åsa Wärlinder
E-post. asa.warlinder@lrf.se Telefon: 010-184 45 45
LRF Norrbotten - Maria Lindström
E-post maria.lindstrom@lrf.se Telefon: 010-184 44 19
LRF Skåne - Claes Kullman
E-post claes.kullman@lrf.se Telefon: 010-184 42 28
LRF Sydost- Lisa Hartelius
E-post lisa.hartelius@lrf.se Telefon: 010-184 42 39
LRF Södermanland - Karin Madsen Wessman
E-post karin.madsen.wessman@lrf.se Telefon: 010-184 43 47
LRF Värmland - Yvonne Andersén
E-post yvonne.andersen@lrf.se Telefon: 010-184 45 43
LRF Västerbotten - Annika Häggmark
E-post annika.haggmark@lrf.se Telefon: 010-184 41 81
LRF Västernorrland - Olov Eriksson
E-post olov.eriksson@lrf.se Telefon: 010-184 44 67
LRF Västra Götaland - Anna-Lena Holm 
E-post anna.lena.holm@lrf.se Telefon: 010-184 41 69
LRF Örebro - Karin Madsen Wessman
E-post karin.madsen.wessman@lrf.se Telefon: 010-184 43 47
LRF Östergötland - Karin Madsen Wessman
E-post karin.madsen.wessman@lrf.se Telefon: 010-184 43 47