Halvvägs in i Howspace-piloten – så stärker vi dialogen inom LRF

Många förtroendevalda har under en längre tid önskat en gemensam kommunikationsplattform för samarbete och dialog men också för att kunna lagra dokument och diskutera frågor med andra förtroenvalda. I dag används ofta flera kanaler parallellt, vilket kan göra det svårare att hitta rätt information och att fånga upp inspel i tid. Därför testar LRF Howspace med fokus på att göra det enklare att bidra, öka delaktigheten för fler och säkra den demokratiska processen.

Piloten pågår i sex månader med 650 stycken förtroendevalda från Halland, Skåne, Jönköping, Sydost, Mälardalen och Gävleborg, och vi är nu ungefär halvvägs. Under de återstående två månaderna fortsätter vi att testa arbetssätt och samla erfarenheter som blir underlag för hur vi vill arbeta framåt.

- Howspace är ett verktyg som ska göra det lättare att engagera sig och bidra i frågor som rör LRF och de frågor vi driver. I dag sker mycket av vår kommunikation vid en bestämd tidpunkt, till exempel i ett möte. Med Howspace kan vi fånga upp inspel före, under och efter möten så att fler kan delta när de har möjlighet. Det ger också oss anställda bättre möjligheter att återkoppla, till exempel när många ställer liknande frågor, då kan man få svar på dem i Howspace, säger Markus Asp, projektledare för Howspace-piloten.

Det här testar vi i piloten

Howspace som komplement till Teamsmöten

Vi testar Howspace tillsammans med Teams så att deltagare kan lämna inspel före mötet (t.ex. frågor och underlag), under mötet (t.ex. omröstningar och reflektioner) och efter mötet (t.ex. uppföljning och beslut). Syftet är att så många som möjligt ska kunna bidra och känna sig delaktiga, även om man inte kan delta fullt ut i realtid.

Egna ytor för kommunavdelningar

Ett antal utvalda kommunavdelningar testar egna ytor i Howspace. En yta kan liknas vid ett digitalt rum för avdelningen där man kan diskutera frågor, planera och hålla möten, dela dokument och hålla ihop uppföljningen – allt på ett ställe i stället för i flera kanaler.

Digitala utbildningar 

Under mars och april testar vi enklare digitala introduktioner i Howspace. Vi bjuder in ett antal förtroendevalda för att ge input på upplägg, innehåll och värde: Vad behöver man som ny i uppdraget? Vad ska vara kort och enkelt? Vad ska vara fördjupning? Syftet är att se om Howspace kan stödja en ny förtroendevald att lätt komma igång i sitt uppdrag. 

Dialog och engagemang mellan förtroendevalda

En central del i piloten är att undersöka hur Howspace kan stärka dialogen och engagemanget mellan förtroendevalda exempelvis genom tematrådar, nätverk och erfarenhetsutbyte över kommun- och regiongränser. Vi har även låtit användarna testa en frågor&svar-funktion inför årsmötessäsongen. I nuläget finns det en nätverkssida för valet och en för medlemsfrågor.

Bengt-Åke, ordförande i Hudiksvalls kommunavdelning är en av de kommunavdelningar som testat en egen yta i Howspace.

Vad har varit den största nyttan för er med Howspace i vardagen?

- Den stora fördelen är att vi kan resonera oss fram till beslut utan att behöva kalla till sammanträde. Man kan gå in direkt och svara, och då händer saker snabbare. Vi har faktiskt inte använt Teams en enda gång sen vi började. Vi har kört allt i Howspace. Nästan alla i gruppen använder det, och jag tror inte att vi skulle vilja släppa det här. Det känns skönt att ha allt samlat på ett ställe.

Hur har ni använt er kommunavdelningsyta i praktiken?

- Vi delar dokument och samlar allt på ett ställe. Vi lägger in protokoll, allt årsmötesmaterial som till stor del kan återanvändas vid nästa årsmöte. Jag har lagt in inbjudningar så att alla ser dem, och det gör planeringen enklare. Det bästa är att man kan ta del av sådant som redan finns och då slipper man uppfinna hjulet varje gång. Jag blev faktiskt förvånad över hur många som nappade, och jag hoppas verkligen att vi kan fortsätta.

Vad händer efter piloten?

I slutet av april sammanställer vi resultat, lärdomar och rekommendationer. Det blir ett beslutsunderlag för LRF om hur Howspace kan användas framåt och hur det i så fall ska förhålla sig till andra befintliga kanaler.

Vilka deltar?

Piloten omfattar samtliga kommunavdelningar i Syd och Halland, regionstyrelser och ungdomsstyrelser i Syd samt utvalda kommunavdelningar i LRF Mitt, totalt cirka 650 deltagare.

Hur kommer jag åt Howspace, jag har inte fått något mejl?

Du ska ha fått en inbjudan via e-post. Titta gärna i din skräppost i första hand. Det är din registrerade e-postadress i vårt medlemssystem som vi skickat inbjudningarna till.

Kontakt
Markus Asp, projektledare för Howspace-piloten – 
markus.asp@lrf.se




Fakta om Howspace
Howspace är en digital plattform för dialog, samarbete och socialt lärande i grupper – med fokus på aktivt deltagande (t.ex. frågor, kommentarer, omröstningar och uppföljning). Företaget bakom plattformen, Howspace Oy, är finskt och har sitt ursprung i Finland. Howspace har kontor i Helsingfors, Jyväskylä och Stockholm. Plattformen används för att skapa samarbeten och stödja lärande och förändringsarbete i organisationer.